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Las asambleas ordinarias en el marco de la Ley 675 de 2001, que regula los conjuntos residenciales en Colombia, son reuniones convocadas anualmente con el objetivo de tomar decisiones clave sobre la administración del conjunto o la propiedad horizontal. Esta ley establece normas específicas sobre las asambleas, su funcionamiento y las decisiones que deben tomarse. Artículo 39 de la Ley 675 de 2001
Algunos puntos clave sobre las asambleas ordinarias según la Ley 675 de 2001:
Frecuencia: La Asamblea General se reunirá ordinariamente al menos una vez al año en la fecha establecida por el reglamento de propiedad horizontal. Si el reglamento no dispone una fecha específica, la asamblea debe convocarse dentro de los tres meses posteriores al vencimiento de cada período presupuestal.
Convocatoria: La convocatoria debe ser realizada por el representante legal (Administración), y debe realizarse con una anticipación mínima de 15 días calendarios antes de la fecha de la asamblea. La invitación debe ser enviada a todos los propietarios y colocada en un lugar visible del conjunto o en los canales de comunicación establecidos.
Anexos a la convocatoria:
- La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes. (Obligatorio)
- Plantilla de Poder en caso que algún propietario delegue aun representante. (Recomendado)
- Borrador proyecto de presupuesto. (Recomendado)
- Informe de Gestión. (Recomendado)
Orden del día: Este orden del día puede variar según las necesidades específicas de la copropiedad y los asuntos que deban ser tratados.
- Verificación del quórum.
- Aprobación del orden del día.
- Elección de presidente y secretario de la asamblea.
- Nombramiento comisión verificadora de la redacción del acta de la asamblea.
- Informe de la administración.
- Aprobación de los estados financieros a 31 de diciembre de 20xx.
- Informe del Revisor Fiscal
- Aprobación presupuestal para la vigencia de 20xx + presupuesto de inversiones.
- Elección del consejo de administración para el año 20xx.
- Elección del revisor fiscal y asignación de honorarios (donde exista el nombramiento y este asignado en el presupuesto).
- Elección del comité de convivencia.
- Proposiciones y varios
Decisiones: Las decisiones en la asamblea ordinaria se toman por mayoría de votos de los presentes, según los coeficientes de propiedad que cada propietario tiene en el conjunto. En algunos casos, puede ser necesaria una mayoría calificada para ciertos temas, como modificaciones al reglamento o decisiones que afecten a todos los propietarios.
Actas: De cada asamblea debe quedar un acta que recoja todas las decisiones tomadas. Esta acta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la asamblea una vez haya sido revisada por la comisión, y debe ser publicada para que todos los propietarios tengan acceso a ella.
Comisión verificadora: la Ley 675 de 2001 de Colombia no establece la obligatoriedad de una comisión verificadora específica para la revisión del acta de asamblea. Sin embargo, en la mayoría de copropiedades pueden optar por crear una comisión verificadora como una buena práctica para asegurar la transparencia y el correcto manejo de las decisiones de la asamblea. Esto debe estar contemplado en el Reglamento de Propiedad Horizontal de la copropiedad o si así lo han decidido los copropietarios en una asamblea general.
Tiempos del acta: “Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación”. Articulo 47 ley 675 2001